Accès aux documents administratifs

Qu’est ce qu’un document administratif ?

Les documents administratifs sont immédiatement communicables au terme de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par l’ordonnance du 6 juin 2005 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques. Cela concerne les documents produits ou détenus par la mairie, qui par leur nature, leur objet ou leur utilisation, se rattachent à l’exécution d’une mission de service public administratif.

Sont notamment considérés comme des documents administratifs « tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, avis, prévisions et décisions ».
La demande doit porter sur un document existant et achevé.

Les documents n’entrant pas dans le champ de la loi de 1978 sont communicables selon des délais spécifiques, définis dans le Code du Patrimoine (de 25 ans à 100 ans à compter de la date du document, et jusqu’à 120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé dans le cas de documents spécifiques) : c’est le cas notamment des documents nominatifs comportant des informations pouvant porter atteinte à la vie privée, qui sont communicables immédiatement uniquement à l’intéressé, et communicables après un délai de 50 ans pour les autres demandeurs.

Comment demander la consultation d’un document administratif ?

La demande de consultation d’un document administratif peut être faite par courrier ou sur place, à l’aide d’un formulaire spécifique disponible à la mairie. Il importe d’identifier précisément les documents demandés.

La consultation des documents est gratuite sur place aux heures d’ouverture de la mairie. Elle s’effectue sous la surveillance d’un représentant des services municipaux.

En fonction du document demandé, la consultation est traitée par le responsable de l’accès aux documents administratifs ou directement par le service détenteur du document.

Le demandeur peut obtenir une copie du document à ses frais, si l’état matériel du document le permet et sous réserve des possibilités techniques de la mairie. La reproduction peut être effectuée sur papier, ou, si le document existe sous forme électronique, sur un support informatique identique à celui utilisé par l’administration, ainsi que par messagerie électronique.

Le demandeur peut également utiliser un appareil photo personnel pour la reproduction.

Les frais de copie sont fixés par la délibération municipale n° 2001-234 du 14 novembre 2001 :

• 0.18 € par page de format A4 en impression noir et blanc
• 1.83 € pour une disquette
• 2.75 € pour un cédérom

En cas de refus de l’administration de communiquer un document administratif, le demandeur peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) préalablement à tout recours contentieux.

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